Dokumentenmanagement

Ein gut strukturiertes, sicheres und gesetzeskonformes Dokumenten Management System (DMS) ist die Grundlage für erfolgreiches Informationsmanagement. Gleichzeitig stellt es für jedes Unternehmen eine nicht zu unterschätzende Herausforderung dar.

Unsere Lösung für Ihr Dokumenten Management System

Gemeinsam mit dem renommierten Partner Starke + Reichert stellt Bents ein effizientes, effektives und prozessorientiertes Enterprise Dokumenten Management System bereit, das den Anforderungen des Alltags jederzeit gewachsen ist. Es handelt sich dabei um ein ganzheitliches System aus Datenbank- und Dateiservern, Archivierungsprogrammen sowie Konvertierungs- und Kommunikationsservern.

Mit der Nutzung unseres DMS erlangen Sie nicht nur Wettbewerbsvorteile, sondern reduzieren auf Grund optimierter Arbeitsprozesse sowie der zentralen, digitalen Dokumentenablage auch Ihren Aufwand deutlich. Nach einer ausführlichen Analyse Ihrer Abläufe durch unsere Experten stellen wir Ihnen Ihr skalierbares DMS individuell zusammen, unabhängig von der Branche, aus der Sie stammen.

Ihre Vorteile im Überblick:

Automatisierung von Geschäftsprozessen
ständige Verfügbarkeit Ihrer Dokumente
Beschleunigung Ihrer Geschäftsprozesse
Wiederauffindbarkeit der Dokumente
langfristige Lesbarkeit der Dokumente
Gewährleistung gesetzlicher Archivierungsfristen
vollständige Rechtskonformität in der Cloud
Verwaltung von Bearbeitungsständen
Unterstützung bei der Vorlagenerstellung
Speicherplatzersparnis – keine Ablage doppelter Dokumente
rechtssichere Archivierung Ihrer Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen sowie weiterer Dokumente aus Ihrem ERP-System
Betreuung durch unsere zertifizierten Berater

Bents Büro ist Ihr Partner für unterschiedlichste DMS-Anwendungen, darunter im Rahmen folgender Themen:

Workflow zur digitalen und nachvollziehbaren Rechnungsprüfung
E-Mail-Management und Speicherung der E-Mails in den Projekt-Hauptakten
automatische Klassifikation und Bearbeitung von Eingangsdokumenten
Vorgangs- und Vertrags-Management inkl. Termin- und Fristenverwaltung
Integration in ERP-Systeme für die automatische Ablage von Ausgangsdokumenten
Zugriff auf zentrale Dokumente von unterschiedlichen Standorten aus
u. v. m.

Dokumenten Management System

Leistungsumfang

Eingangsrechnungsverarbeitung

Von der Erfassung bis zur Verbuchung eingegangener Rechnungen erhalten Sie mit unserer DMS-Lösung eine effiziente Verarbeitungsmöglichkeit Ihrer Belege.

Prozessoptimierung

Mit unserem Dokumenten Management System digitalisieren und optimieren Sie Ihre Unternehmensprozesse, um sie einfacher steuern und überwachen zu können.

SmartMail | Postausgang digitalisieren

Vereinfachen Sie Ihren Postausgang! Dank der intelligenten Schnittstelle versenden Sie Ihre Ausgangspost elektronisch oder oder auf klassischem Wege direkt aus Ihrem DMS.

Belegerkennung

Die Belegverwaltung wird mit unserer DMS-Lösung zu einem Kinderspiel, denn sämtliche Dokumente können automatisch erkannt, ausgelesen und verschlagwortet werden.

E-Akte

Mit der zentralen Aktenverwaltung reduzieren Sie Ihren Arbeitsaufwand, denn unser DMS bildet Ihre Akten vollständig digital ab, unabhängig von der Herkunft der Inhalte.

Webviewer | Mobile Anwendungen

Mit unserem DMS haben Sie Ihr Büro auch unterwegs immer dabei. Sie erhalten vollständigen Zugriff auf alle benötigten Dokumente über Ihr Smartphone, Tablet oder Notebook.

E-Mail-Archivierung

Schaffen Sie Struktur und Ordnung in Ihren E-Mails. Unser Dokumenten Management System hilft Ihnen bei der server- oder clientseitigen Archivierung Ihrer elektronischen Post.

Qualitätsmanagement

Greifen Sie jederzeit und überall auf Dokumente Ihres Qualitätsmanagements zu. Unser DMS strukturiert alle Dokumente klar, übersichtlich und zentral und hält sie auf dem neuesten Stand.

Sanktionslistenprüfung

Unser DMS überwacht Ihre Geschäftskontakte während jeder Ihrer Arbeitsphasen, indem es diese automatisch mit den jeweils aktuellen EU-Sanktionslisten abgleicht.

ERP-Anwendungen

Vergessen Sie ineffiziente Insellösungen bei ERP-Anwendungen. Mit dem DMS von Bents erhalten Sie eine unkomplizierte und flexible Schnittstellenkonfiguration für Ihr System.

Cloud-DMS

Setzen Sie auch beim Arbeiten in der Cloud auf eine smarte Lösung. Mit unserem Dokumenten Management erhalten Sie ein absolut revisionssicheres System.

GoBD

Auch E-Mails müssen für eine jederzeitige Prüfung rechtskonform archiviert werden. Mit der Verfahrensdokumentation in unserem DMS sind Sie immer auf der sicheren Seite.

Digitale Personalakte

Automatisieren und optimieren Sie Ihr Personalwesen. Die digitale Personalakte ist die ideale Lösung für viele Routineaufgaben innerhalb Ihrer Personalprozesse.

Diamant-Integration

Bearbeiten Sie Ihre Rechnungen schnell und sicher. Als Diamant-GoldPartner bieten wir eine Integration im Rechnungseingangsmanagement, die sämtliche Prozesse sinnvoll ergänzt und unterstützt.

Digitale Immobilienverwaltung

Mit unserem DMS und casavi optimieren Sie die Abläufe Ihrer Immobilienverwaltung. Nutzen Sie diese digitale Service-Plattform für die effizientere Verwaltung aller Immobilien Ihres Unternehmens.

Vertragsverwaltung

Von der Vertragserfassung und -erstellung über die Fristenüberwachung bis hin zur sicheren, rechtskonformen Archivierung bietet Ihnen unser DMS die volle Kontrolle über Ihre Verträge.

Individuelle Lösungen

Sie vermissen eine Anwendung, die für Ihr Unternehmen wichtig ist? Unser DMS ist ganz individuell anpassbar. Sprechen Sie mit uns, damit wir gemeinsam die optimale Lösung finden.

Wir informieren Sie gerne ausführlich

Unser DMS gewährleistet Schnelligkeit durch die Fokussierung auf das Wesentliche. Dafür sorgen wir – von der Analyse über die Implementierung und Einrichtung Ihrer Workflows bis hin zur Einführung Ihrer Mitarbeiter und einer intensiven Anwenderschulung. Wenn Sie mehr Informationen zum Thema wünschen, sprechen Sie mit uns.